6 choses que les RH doivent faire avant de partir en vacances

La saison des vacances d’été approche à grands pas et l’avalanche de demandes de congés annuels frappe les bureaux des responsables de service.

Ce peut être une période de l’année difficile pour l’équipe des RH – qui sont souvent en première ligne lorsqu’il s’agit de faire face à des pénuries de personnel de dernière minute ou de calmer les employés mécontents dont les demandes de vacances ont été refusées.

Bien sûr, les RH doivent aussi pouvoir prendre des vacances. Alors, quelle est la meilleure façon de s’assurer que tout continue de tourner en douceur pendant votre absence ?

Voici quelques-unes des choses clés que vous devez considérer si vous voulez éviter les courriels de panique et être en mesure d’éteindre joyeusement votre téléphone lorsque vous êtes au bord de la piscine.

rh avant vacancePolitiques RH

Souvent, les RH sont bombardés de questions auxquelles il est assez facile de répondre en se référant à des documents de politique RH. La plupart des logiciels RH fournissent un portail central où toutes les politiques et processus sont facilement accessibles. Assurez-vous que vos politiques sur les congés, les mesures disciplinaires et les griefs, la santé et la sécurité sont à jour et que tout le monde sait où les trouver.

Prévenir l’entreprise suffisamment à l’avance

Si vous travaillez dans une petite entreprise – et en particulier si vous êtes la seule personne des RH – assurez-vous de prévenir tout le monde à l’avance de vos dates de vacances. De cette façon, si la direction a des demandes urgentes de données sur les RH ou si les gestionnaires prévoient d’apporter des changements qui auront une incidence sur la paie, ils sauront qu’ils doivent communiquer avec vous bien à l’avance.

Encouragez les demandes de vacances anticipées

Il est bon de rappeler aux gestionnaires hiérarchiques d’encourager leur équipe à obtenir des dates de vacances à l’avance, surtout s’ils travaillent dans des régions où il existe des règles sur le moment où les congés peuvent être pris ou si les collègues ne sont pas autorisés à s’absenter en même temps. Un refus de vacances peut facilement causer des conflits et des tensions dans l’équipe. Si tout le monde sait où il se trouve (et a été rappelé), il n’y aura pas de mauvaises surprises ou de mauvaise volonté.

Gardez un œil sur les dates clés

Assurez-vous d’être au courant des dates clés qui tomberont pendant votre absence. Y a-t-il de nouvelles personnes qui rejoindront l’entreprise, par exemple, ou les périodes de probation arrivent-elles à leur terme ? D’autres dates auxquelles vous aimeriez peut-être faire attention pourraient être le début ou la fin du congé de maternité, la formation obligatoire qui arrive à échéance ou le renouvellement des visas pour les employés étrangers. Si vous disposez d’un système automatisé de gestion des ressources humaines, il peut être configuré pour vous rappeler quand les actions sont dues afin que vous puissiez planifier à l’avance.

Recrutement

Avec l’arrivée massive de diplômés sur le marché en juillet, ce peut être un bon moment pour les entreprises de recruter de nouveaux employés talentueux. Il ne sert à rien de lancer une campagne de recrutement si les personnes clés ne sont pas là pour assurer le suivi des candidatures. Dans un marché du recrutement concurrentiel, les bons candidats ne traînent pas longtemps. Assurez-vous que les responsables du recrutement ont pris en compte les dates de vacances des personnes clés impliquées dans le processus d’entrevue et de prise de décision afin qu’ils puissent planifier en conséquence.

Avoir un plan d’urgence en place

Il y a une règle non écrite qui dit que le pire arrive généralement quand les RH ne sont pas là. Assurez-vous qu’un plan de repli est en place afin que si quelque chose de grave se produit en votre absence, les gestionnaires sachent à qui s’adresser – qu’il s’agisse du directeur, d’une ligne d’assistance juridique ou d’un soutien externe en matière de RH.

 

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