Comment optimiser la gestion des notes de frais dans votre entreprise ?

note fraisVotre entreprise se développe, mais une nouvelle préoccupation vous submerge : « comment traiter au mieux la quantité spectaculaire de notes de frais générées par mes salariés ? » Voici pour vous quelques orientations.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés dans l’intérêt de son employeur et pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais professionnels n’étant rien d’autre que des dépenses, ils se rapportent le plus souvent aux frais de restauration, de déplacement, de documentation et bien d’autres. Une fois la dépense identifiée, le salarié doit remplir un formulaire afin de la justifier pour être éligible au remboursement. Mais, le processus de remboursement peut très vite se révéler un véritable cauchemar pour le salarié, le comptable et l’employeur.

Quelques problèmes liés à gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est une tâche pénible, qui mobilise temps et argent, sans réelle valeur ajoutée. L’employé doit saisir ses dépenses, tirer et attacher les justificatifs, puis les envoyer à son supérieur pour validation. Le manageur, quant à lui, doit traiter une multitude de demandes, et le comptable doit examiner et tout intégrer sur son logiciel comptable. Heureusement, des solutions existent pour simplifier toutes ces tâches.

Des solutions pour mieux gérer les notes de frais

Plusieurs solutions peuvent être envisagées afin de mieux gérer les notes de service. Dans un premier temps, vous devez mettre en place une politique de dépenses accessible à l’ensemble des collaborateurs. Celle-ci doit s’adapter aux exigences légales, et pour tout simplifier, vous pouvez ensuite penser à automatiser le traitement de vos dépenses avec un logiciel note de frais. Plusieurs modèles prêts à l’emploi existent déjà pour vous faire gagner énormément du temps. Pensez par exemple à ManaTime saas.

Leave a Reply